H.Ü. ÖİDB
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Değişim Programları ve Engelli Öğrenci Birimi İş Süreci Aydınlatma Metni

Hacettepe Üniversitesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) ilişkin olarak 'Veri Sorumlusu' sıfatıyla Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Değişim Programları ve Engelli Öğrenci Birimi İş Süreci kapsamında aşağıda düzenlenen kişisel verilerinizi, Kanunda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

 

İşlenen Kişisel Veriler Veri Sahipleri ve Veri Kategorileri

Üniversitemiz tarafından işbu sürece ilişkin olarak işlenen kişisel veriler ve veri kategorileri aşağıda yer almaktadır:

Veri Toplayan: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Kişisel Veri

Veri Sahibi

Veri Kategorisi

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No, Öğrenci Numarası,

Engelli Öğrenci

Kimlik

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No,Doğum Tarihi,

Doğum Yeri,Anne Adı,Baba Adı, Cinsiyeti, Öğrenci Numarası, Uyruğu, Pasaport No., Yabancı Kimlik No., İkamet Başlangıç/Bitiş Tarihi

Değişim Programıyla gelen öğrenci

Fakülte/Bölüm,Giriş Tipi, Öğrenim Durumu, Ayrılış Tarihi

Engelli Öğrenci

Özlük

 

Öğrenci Fakülte Bilgisi,

Öğrenci Bölüm Bilgisi,

Öğrenci Geldiği Ülke/Üniversite Bilgisi,

Öğrenci Eğitim Süresi, Transkript, Öğrenci Karne Bilgileri, İlişik kesme formu, Üniversiteye Kayıt / Üniversiteden Ayrılış Tarihi, Öğrencinin İlgili Akademik Dönem Karnesi,

Değişim Programıyla gelen öğrenci

E-posta,Telefon numarası, Telefon numarası (Memleket)

Engelli Öğrenci,Anne,

Baba,Kardeş

İletişim

 

Telefon Numarası,E-Posta Adresi,

Açık Adres Bilgisi

Değişim Programıyla gelen öğrenci

Engel Türü, Engel Oranı, Sağlık Raporu

Engelli Öğrenci

Sağlık Bilgileri

Fotoğraf

Değişim Programıyla gelen öğrenci

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Irk

Değişim Programıyla gelen öğrenci

Irk ve Etnik Köken

Farabi Programı Düşünceler Paylaşım Formu

Değişim Programıyla gelen öğrenci

Diğer Bilgiler

 

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve İşlemenin Hukuki Dayanağı

Kişisel Veri

İşlenme Amacı

Hukuki Dayanak

(Engelli Öğrenciler için) Ad, Soyad, T.C.Kimlik No, Öğrenci Numarası, Fakülte/Bölüm,

Giriş Tipi, Öğrenim Durumu, Ayrılış Tarihi,       E-posta, Telefon numarası, Telefon numarası(Memleket), Engel Türü, Engel Oranı, Sağlık Raporu

Engelli Öğrenci Etkinlik, Burs İşlemleri,

ÖİDB Bilgi Sistemi

Engelli Öğr.Girişi, Harç Ödeme Oranı Belirleme

Madde 5.2.a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Madde 5.2.ç. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

Madde 5.2.e. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

 

(Değişim Programıyla gelen öğrenciler için)

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No,Doğum Tarihi,

Doğum Yeri,Anne Adı,Baba Adı, Cinsiyeti, Öğrenci Numarası, Uyruğu, Pasaport No., Yabancı Kimlik No., İkamet Başlangıç/Bitiş Tarihi, Öğrenci Fakülte Bilgisi,

Öğrenci Bölüm Bilgisi,

Öğrenci Geldiği Ülke/Üniversite Bilgisi,

Öğrenci Eğitim Süresi, Transkript, Öğrenci Karne Bilgileri, İlişik kesme formu, Üniversiteye Kayıt / Üniversiteden Ayrılış Tarihi, Öğrencinin İlgili Akademik Dönem Karnesi, Telefon Numarası,E-Posta Adresi,Açık Adres Bilgisi, Fotoğraf, Irk, Farabi Programı Düşünceler Paylaşım Formu

Öğrencilerin İkamet Başvuru İşlemleri, Öğrencilerin Kimlik İşlemleri, Öğrencilerin Ders Kayıt İşlemleri, Öğrencilerin ÖİDB Bilgi Sistemi Girişi, Öğrenci Değişim Programı Dönüş İşlemleri, Öğrencilerin Geldiği Ünv.deki Veri Aktarımı, Öğrencinin Protokol İşlemleri, Öğrencinin Ayrılma İşlemleri

 

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerinizin yurt içi ve yurt dışı aktarım durumu aşağıdaki gibidir:

Aktarılan Veri

Yurtiçi Alıcı Grubu

Yurtdışı Aktarım Durumu

(Engelli Öğrenciler için) Ad, Soyad, T.C.Kimlik No, Öğrenci Numarası, Fakülte/Bölüm,

Giriş Tipi, Öğrenim Durumu, Ayrılış Tarihi,       E-posta, Telefon numarası, Telefon numarası(Memleket), Engel Türü, Engel Oranı, Sağlık Raporu

Engelli Öğrenciler Birimi

Aktarılmıyor

(Değişim Programıyla gelen öğrenciler için)

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No,

 Öğrenci Numarası,  Öğrenci Fakülte Bilgisi,

Öğrenci Bölüm Bilgisi,

Öğrenci Geldiği Ülke/Üniversite Bilgisi,

Öğrenci Eğitim Süresi, Transkript, Öğrenci Karne Bilgileri, Öğrencinin İlgili Akademik Dönem Karnesi, Telefon Numarası,E-Posta Adresi,Açık Adres Bilgisi, Fotoğraf, Irk

Kurum içi ilgili birimler(Farabi Kurum Koordinatörlüğü, APK, Dekanlıklar, Enstitüler, Mevlana Koordinatörlüğü, AB Koordinatörlüğü, Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi, Hacettepe Yurt Müdürlükleri)

Ankara Göç İdaresi Müdürlüğü, Geldiği Üniversiteler,

Aktarılmıyor

(Değişim Programıyla gelen öğrenciler için)Doğum Yeri, Anne Adı, Baba Adı, Cinsiyeti, Uyruğu, Pasaport No., Yabancı Kimlik No., İkamet Başlangıç/Bitiş Tarihi, Üniversiteye Kayıt / Üniversiteden Ayrılış Tarihi, Farabi Programı Düşünceler Paylaşım Formu

Paylaşılmıyor

 

Kişisel Veri Sahibinin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun “İlgili kişinin hakları” başlıklı 11. Maddesi kapsamında;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda düzenlenen koşullara uygun olarak kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Eksik veya yanlış olarak işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme ve kişisel verilerinizin silindiğinin ya da yok edildiğinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.

 

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Hacettepe Üniversitesi, sözlü yazılı veya elektronik ortamlar vasıtasıyla elde edilen kişisel verilerinizi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel verilerin işlenme şartları ve amaçları kapsamında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Değişim Programları ve Engelli Öğrenci Birimi İş Süreci kapsamında aşağıda belirtilen yöntemlerle kişisel veriler toplanmaktadır:

Kişisel Veri

Toplanma Yöntemi

Toplanma Noktası

(Engelli Öğrenciler için)

Engel Türü, Engel Oranı, Sağlık Raporu

Manuel

Sağlık Raporu

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No, Öğrenci Numarası, Fakülte/Bölüm,Giriş Tipi, Öğrenim Durumu, Ayrılış Tarihi, E-posta, Telefon numarası, Telefon numarası(Memleket)

Otomatik

BİLSİS

(Değişim Programıyla gelen öğrenciler için)

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No,Doğum Tarihi,

Doğum Yeri,Anne Adı,Baba Adı, Cinsiyeti, Öğrenci Numarası, Uyruğu, Pasaport No., Yabancı Kimlik No., İkamet Başlangıç/Bitiş Tarihi, Öğrenci Fakülte Bilgisi,

Öğrenci Bölüm Bilgisi,

Öğrenci Geldiği Ülke/Üniversite Bilgisi,

Öğrenci Eğitim Süresi, Transkript, Öğrenci Karne Bilgileri, İlişik kesme formu, Üniversiteye Kayıt / Üniversiteden Ayrılış Tarihi, Öğrencinin İlgili Akademik Dönem Karnesi, Telefon Numarası,    E-Posta Adresi, Açık Adres Bilgisi, Fotoğraf, Irk, Farabi Programı Düşünceler Paylaşım Formu

Manuel

Kişisel Bilgi Formu

 

Başvuru

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun “Veri Sorumlusuna Başvuru” başlıklı 13. Maddesinin 1. Fıkrası ve 10.03.2018 tarihli, 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince haklarınıza ilişkin taleplerinizin Üniversitemiz https://universitem.hacettepe.edu.tr/kvkk-bilgilendirme web sayfasında yer alan “Bize Ulaşın”ı doldurularak Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü 06230 Sıhhiye Altındağ/Ankara adresine veya hacettepeuniversitesi@hs01.kep.tr kep adresine iletilmesi gerekmektedir.