H.Ü. ÖİDB
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşlemleri Birimi İş Süreci Aydınlatma Metni

Hacettepe Üniversitesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) ilişkin olarak 'Veri Sorumlusu' sıfatıyla Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşlemleri Birimi İş Süreci kapsamında aşağıda düzenlenen kişisel verilerinizi, Kanunda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

 

İşlenen Kişisel Veriler Veri Sahipleri ve Veri Kategorileri

Üniversitemiz tarafından işbu sürece ilişkin olarak işlenen kişisel veriler ve veri kategorileri aşağıda yer almaktadır:

Veri Toplayan: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Kişisel Veri

Veri Sahibi

Veri Kategorisi

T.C. No,

Ad, Soyad,

Öğrenci No,

Yabancı Uyruklu No,

Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

Doğum Tarihi, Anne Adı, Baba Adı,

Cinsiyet, Uyruk, Doğum Yeri,

Öğretim Elemanının Sicil No.,

Öğretim Elemanının Adı Soyadı

Öğrenci,

KHK Özel Öğrenci,

Özel Öğrenci,

Öğretim Elemanı,

Üniversitemiz Öğrencisi olduğunun teyidi yapılacak kişi

Kimlik

Öğrencinin Adresi,

Telefon,

E-Posta

Öğrenci,

Öğretim Elemanı,

Üniversitemiz Öğrencisi olduğunun teyidi yapılacak kişi

İletişim

Cezaevindeki Öğrencinin Sınavlara Girebilmesi ve Derslere Devam Edebilmesi için

(Ders Programı, Öğrencinin Derslere Devam Durumu, Devam Zorunluluğu Olup Olmadığı Bilgisi, Sınav Tarihleri)

Öğrenci

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

Fotoğraf

Öğrenci

Görsel ve İşitsel
Kayıtlar

Sağlık Raporu
(Engel Oranı)

Öğrenci

Sağlık Bilgileri

Katkı Payı Dekontu,

Katkı Payı Durumu Kontrolü,

Iban No

Öğrenci

Müşteri İşlem

CİMER ve/veya TBMM Kamu Denetçiliği Kurumuna Öğrencinin Şikâyeti Üzerine

Belirlenen Bilgiler,

 İmza

Öğrenci

Diğer Bilgiler

Fakülte, Bölüm, Öğrencinin Üniversiteye Kayıt Tarihi, Üniversiteye Giriş Tipi,

Öğrencinin Aktif Sınıfı/Dönemi, ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesi, Mezuniyet Tarihi, Muhtemel Mezuniyet Tarihi,

Ders Programı, Transkript, Yatay Geçiş Başvurusu yapan öğrencilerin (Kayıtlı Olduğu Üniversite, Kayıtlı olduğu Fakülte,

Kayıtlı olduğu Bölüm, Geçiş Yapmak istediği Fakülte, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Puanı / Türü, ÖSYS Sonuç Belgesi/Yerleştirme

Puan Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki

Öğrenci Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Transkript, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Disiplin Durumu, Kayıtlı Olduğu Üniversiteden Ek Madde-1 İle Yatay Geçiş Yapmadığına Dair Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitede Hazırlık Durumunu Gösterir Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Eğitimi İkinci Öğrenim ise İlk Yüzde 10'a Girdiğine Dair Belge),

Mezuniyet Kredi Kontrolü, Okuyan Öğrencinin Dönemde Aldığı Kredi Toplamı, Ders Bilgileri, Sınav Kağıdı, Devam Çizelgesi, Fakülte Yönetim Kurulu Kararları, Ceza Durumları, Öğrenciyle İlgili Akademik Takvimde Belirtilen Tarihler Dışında Gelen Kararlar, İlişik Kesme Tarihi/Kayıt Alma Tarihi/Vefat, İzin Durumu, Öğretim Elemanının Vermiş Olduğu Derslerin Bilgisi, EkC2, İlgili Dersi Alan Öğrencilerin Dönemlik Ders,Not ve Ders Sorumlusu Bilgisi,

Lise Diploması/Geçici Mezuniyet Belgesi, DGS ile gelen Öğrencinin Önlisans Diploması

Öğrenci,

KHK Özel Öğrenci,

Özel Öğrenci, Yatay Geçiş Başvurusu Yapan Öğrenci,

Öğretim Elemanı,

Üniversitemiz Öğrencisi olduğunun teyidi yapılacak kişi

Özlük

 

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve İşlemenin Hukuki Dayanağı

Kişisel Veri

İşlenme Amacı

Hukuki Dayanak

TC No, Ad-Soyad,

Öğrenci No,

Yabancı Uyruklu No,

Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

Doğum Tarihi, Anne Adı, Baba Adı,

Cinsiyet, Uyruk, Doğum Yeri,

Öğretim Elemanının Sicil No.,

Öğretim Elemanının Adı Soyadı

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Madde 5.2.a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Madde 5.2.ç. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

Madde 5.2.e. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

Öğrencinin Adresi,

Telefon, E-Posta, 

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Cezaevindeki Öğrencinin Sınavlara Girebilmesi ve Derslere Devam Edebilmesi için (Ders Programı, Öğrencinin Derslere Devam Durumu, Devam Zorunluluğu Olup Olmadığı Bilgisi, Sınav Tarihleri)

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Madde 5.2.a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Madde 5.2.ç. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

Madde 5.2.e. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

Fotoğraf

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sağlık Raporu (Engel Oranı)

Katkı Payı Dekontu, Katkı Payı Durumu Kontrolü, Iban No

CİMER ve/veya TBMM Kamu Denetçiliği Kurumuna Öğrencinin Şikâyeti Üzerine

Belirlenen Bilgiler, İmza

Fakülte, Bölüm, Öğrencinin Üniversiteye Kayıt Tarihi, Üniversiteye Giriş Tipi,

Öğrencinin Aktif Sınıfı/Dönemi, ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesi, Mezuniyet Tarihi, Muhtemel Mezuniyet Tarihi,

Ders Programı, Transkript, Yatay Geçiş Başvurusu yapan öğrencilerin (Kayıtlı Olduğu Üniversite, Kayıtlı olduğu Fakülte,

Kayıtlı olduğu Bölüm, Geçiş Yapmak istediği Fakülte, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Puanı / Türü, ÖSYS Sonuç Belgesi/Yerleştirme

Puan Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki

Öğrenci Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Transkript, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Disiplin Durumu, Kayıtlı Olduğu Üniversiteden Ek Madde-1 İle Yatay Geçiş Yapmadığına Dair Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitede Hazırlık Durumunu Gösterir Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Eğitimi İkinci Öğrenim ise İlk Yüzde 10'a Girdiğine Dair Belge),

Mezuniyet Kredi Kontrolü, Okuyan Öğrencinin Dönemde Aldığı Kredi Toplamı, Ders Bilgileri, Sınav Kâğıdı, Devam Çizelgesi, Fakülte Yönetim Kurulu Kararları, Ceza Durumları, Öğrenciyle İlgili Akademik Takvimde Belirtilen Tarihler Dışında Gelen Kararlar, İlişik Kesme Tarihi/Kayıt Alma Tarihi/Vefat, İzin Durumu, Öğretim Elemanının Vermiş Olduğu Derslerin Bilgisi, EkC2, İlgili Dersi Alan Öğrencilerin Dönemlik Ders, Not ve Ders Sorumlusu Bilgisi,

Lise Diploması/Geçici Mezuniyet Belgesi, DGS ile gelen Öğrencinin Önlisans Diploması

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerinizin yurt içi ve yurt dışı aktarım durumu aşağıdaki gibidir:

Aktarılan Veri

Yurtiçi Alıcı Grubu

Yurtdışı Aktarım Durumu

TC No, Ad,Soyad,

Öğrenci No,

Yabancı Uyruklu No,

Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

Doğum Tarihi, Anne Adı, Baba Adı, Cinsiyet, Uyruk, Doğum Yeri, Öğretim Elemanının Sicil No., Öğretim Elemanının Adı Soyadı

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

Aktarılmıyor

Öğrencinin Adresi,

Telefon, E-Posta

 

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

Aktarılmıyor

Cezaevindeki Öğrencinin Sınavlara Girebilmesi ve Derslere Devam Edebilmesi için (Ders Programı, Öğrencinin Derslere Devam Durumu, Devam Zorunluluğu Olup Olmadığı Bilgisi, Sınav Tarihleri)

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

 

Fotoğraf

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

 

Sağlık Raporu (Engel Oranı)

Paylaşılmıyor

Katkı Payı Dekontu, Katkı Payı Durumu Kontrolü, Iban No

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

 

CİMER ve/veya TBMM Kamu Denetçiliği Kurumuna Öğrencinin Şikâyeti Üzerine Belirlenen Bilgiler

 

CİMER ve/veya TBMM Kamu Denetçiliği Kurumu

Aktarılmıyor

Fakülte, Bölüm, Öğrencinin Üniversiteye Kayıt Tarihi, Üniversiteye Giriş Tipi,

Öğrencinin Aktif Sınıfı/Dönemi, Mezuniyet Tarihi, Muhtemel Mezuniyet Tarihi, Ders Programı, Transkript, Yatay Geçiş Başvurusu yapan öğrencilerin (Kayıtlı Olduğu Üniversite, Kayıtlı olduğu Fakülte, Kayıtlı olduğu Bölüm, Geçiş Yapmak istediği Fakülte, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Puanı / Türü, ÖSYS Sonuç Belgesi/Yerleştirme Puan Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Öğrenci Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Transkript, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Disiplin Durumu, Kayıtlı Olduğu Üniversiteden Ek Madde-1 İle Yatay Geçiş Yapmadığına Dair Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitede Hazırlık Durumunu Gösterir Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Eğitimi İkinci Öğrenim ise İlk Yüzde 10'a Girdiğine Dair Belge),

Mezuniyet Kredi Kontrolü, Okuyan Öğrencinin Dönemde Aldığı Kredi Toplamı, Ders Bilgileri, Sınav Kâğıdı, Devam Çizelgesi, Fakülte Yönetim Kurulu Kararları, Ceza Durumları, Öğrenciyle İlgili Akademik Takvimde Belirtilen Tarihler Dışında Gelen Kararlar, İlişik Kesme Tarihi/Kayıt Alma Tarihi/ Vefat, İzin Durumu, Öğretim Elemanının Vermiş Olduğu Derslerin Bilgisi, EkC2, Lise Diploması/Geçici Mezuniyet Belgesi, DGS ile gelen Öğrencinin Önlisans Diploması

Hacettepe Üniversitesi ilgili Akademik ve İdari Birimleri,

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

Aktarılmıyor

 

Kişisel Veri Sahibinin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun “İlgili kişinin hakları” başlıklı 11. Maddesi kapsamında;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini

isteme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda düzenlenen koşullara uygun olarak kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

  • Eksik veya yanlış olarak işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme ve kişisel verilerinizin silindiğinin ya da yok edildiğinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.

 

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Hacettepe Üniversitesi, sözlü yazılı veya elektronik ortamlar vasıtasıyla elde edilen kişisel verilerinizi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel verilerin işlenme şartları ve amaçları kapsamında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşlemleri Birimi İş Süreci kapsamında aşağıda belirtilen yöntemlerle kişisel veriler toplanmaktadır:

Kişisel Veri

Toplanma Yöntemi

Toplanma Noktası

Ad, Soyad, T.C.Kimlik No, Öğrenci Numarası, Fakülte, Bölüm, Daha Önce Almış Olduğu Cezalar, Fotoğraf, Transkript, Kayıtlı Olduğu Üniversite, Kayıtlı olduğu Fakülte, Kayıtlı olduğu Bölüm, Geçiş Yapmak istediği Fakülte,Geçiş Yapmak İstediği Bölüm,Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Geçiş Yapmak İstediği Bölüm, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Yılı, Merkezi Yerleştirme Sınavına Giriş Puanı / Türü,ÖSYS Sonuç Belgesi/ Yerleştirme Puan Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Öğrenci Belgesi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Transkript, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Disiplin Durumu, Kayıtlı Olduğu Üniversiteden Ek Madde 1 İle Yatay Geçiş Yapmadığına Dair Belge, Kayıtlı Olduğu Üniversitede Hazırlık Durumunu Gösterir Belge, Adres, Cep telefonu, Geçiş Yapmak İstediği Üniversitedeki Sınıf Ve Dönemi, Kayıtlı Olduğu Üniversitedeki Aldığı Derslerin İçerikleri, Kayıtlı Olduğu  Üniversitedeki Eğitimi İkinci Öğretim İse İlk Yüzde 10'a Girdiğine Dair Belge, Ev Telefonu, E- Posta, Adres, Önlisans Diploması

Manuel

Ek Madde-1 Yatay Geçiş Başvuru İşlemleri, Kurumlararası Yatay geçiş başvuru İşlemleri, Dilekçe, Öğrencinin Çıkarma Cezası Aldığını Belirten Diğer Üniversitelerden gelen yazı, Disiplin Soruşturması, Özel Öğrenci Başvuru işlemleri, KHK Özel Öğrenci İşlemleri,

DGS ile gelen öğrenci işlemleri

Devam Çizelgesi, Üniversite Yönetim Kurulu Kararları, Fakülte Yönetim Kurulu Kararları, Ceza Durumları, Öğrenciyle İlgili Akademik Takvimde Belirtilen Tarihler Dışında Gelen Kararlar, İlgili Dersi Alan Öğrencilerin Dönemlik Ders,Not ve Ders Sorumlusu Bilgisi

 

Manuel

Yönetim Kurulu Kararları

Sağlık Raporu (Engel Oranı)

Manuel

Rapor

Dekont, Iban No, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

Manuel

Harç İade Başvuru İşlemleri

Fotoğraf

Manuel

Öğrenci Kimlik Başvurusu

Lise Diploması/ Geçici Mezuniyet Belgesi, ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesi

Manuel

Üniversiteye ilk kayıt başvuru işlemleri

Ad, Soyad, T.C. Kimlik No,

Öğrenci Numarası, Fakülte, Bölüm, Adres, Telefon, e-posta, Kayıt Tarihi,

Danışman İletişim Bilgileri,

Ders Programı, Öğrencinin Derslere Devam Durumu, Devam Zorunluluğu Olup Olmadığı Bilgisi, Sınav Tarihleri, Anne Adı, Baba Adı, Uyruk, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Sınıf/Dönem,

Mezuniyet Tarihi, Üniversiteye Kayıt Tarihi, Üniversiteye Giriş Tipi, Yabancı Uyruklu No, Özel Öğrenci Numarası, Mezuniyet Kredi Kontrolü,

Okuyan Öğrencinin Dönemde

Aldığı Kredi Toplamı, Harç Durumu Kontrolü, Disiplin cezası,

Ders Bilgileri, İlişik Kesme Tarihi/Kayıt Alma Tarihi/Vefat, İzin Durumu,Öğretim Elemanının Sicil Numarası, Öğretim Elemanının Adı,Soyadı, EKC2

Otomatik

BİLSİS, MERNİS

 

Başvuru

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun “Veri Sorumlusuna Başvuru” başlıklı 13. Maddesinin 1. Fıkrası ve 10.03.2018 tarihli, 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince haklarınıza ilişkin taleplerinizin Üniversitemiz https://universitem.hacettepe.edu.tr/kvkk-bilgilendirme web sayfasında yer alan “Bize Ulaşın”ı doldurularak Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü 06230 Sıhhiye Altındağ/Ankara adresine veya hacettepeuniversitesi@hs01.kep.tr kep adresine iletilmesi gerekmektedir.